Hacia el establecimiento del documento digital en el Perú

Por Alejandro Segura Loarte. caselo@yahoo.com.

La imperiosa necesidad de publicitar y perpetuar los actos jurídicos transcendentes de los hombres, ha constituido la razón primordial para que estos actos sean conservados en soportes que garanticen la integridad, autenticidad y autoria de su contenido en el transcurso del tiempo; encontrándose en el documento escrito al soporte más idóneo para garantizar el cumplimiento de dichos fines.

Esta preferencia por el documento escrito y la expresa obligatoriedad de conservarlos, clasificarlos, ordenarlos e incluso signarlos, para su recuperación con el propósito de satisfacer la demanda de información contenida en éste, según las Normas Generales 02, 05 y 06 del Sistema Nacional de Archivos, aprobadas por la Resolución Jefatural N° 073-85-AGN-J de la Jefatura del Archivo General de la Nación, ha ocasionado el sobredimensionamiento de los archivos o espacios físicos disponibles y, con ello, la dificultad para la obtención de la información del documento escrito.

Las consideraciones antes mencionadas, así como las relativas al aprovechamiento de los adelantos tecnológicos existentes en materia archivística para el mejoramiento de los rendimientos y el fomento de las inversiones de las empresas del sector privado, llevaron a la sanción del Decreto Legislativo N° 681 "Normas que regulan el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información", con el cual se reconoció valor jurídico y probatorio a la documentación producida a través de la microfilmación y a las reproducciones de aquella, sea a manera de una copia fiel autenticada o un microduplicado1.

El citado decreto legislativo dispuso que los procedimientos técnicos a emplearse para la confección de la microforma2 debían de garantizar, a través del fiel cumplimiento de las normas técnicas, internacionales o nacionales, adoptadas o incorporadas, por el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI)3:

La fidelidad (entiéndase, alto poder de definición) e integridad de la reproducción.
La durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o similares al documento original.
La capacidad de recuperación en medios convencionales (documento escrito).
Este procedimiento debía efectuarse bajo la dirección y responsabilidad de uno de los depositarios de la fe pública; siendo competente para actuar como tales, los notarios y los fedatarios públicos y particulares juramentados. Podríamos intentar una definición sobre los depositarios de la fe pública, dentro del marco del Decreto Legislativo N° 681, al que, previa utilización de la tecnología avanzada, inclusive la proveniente de la informática, da valor legal a los archivos conservados en microformas y autentica las micrograbaciones obtenidas del mismo, con idéntico valor que las efectuadas por los notarios en medios convencionales. De otro lado, sostenemos que la denominación más apropiada para esta función, es la misma a la que se refiere Miguel Angel Dávara cuando trata algunas particularidades sobre la contratación electrónica. "Respecto a la autenticación, las cuestiones que se plantean son delicadas ya que, el medio generalmente reconocido de autenticación, que es la firma escrita "de su puño y letra" no es posible realizarle en el caso de la contratación electrónica. Este tema se ha estudiado y diversos grupos, entre los que nos encontramos, pregonan se analice en profundidad la posibilidad de autenticación electrónica en lo que hemos dado en llamar "el notario electrónico"4

Sobre los efectos legales de los documentos digitales obtenidos producto del proceso de microfilmación, el Decreto Legislativo N° 681, estableció los que se indican:
Los medios portadores de microformas sustituyen a los expedientes y documentos originales micrograbados5.
El mantenimiento de los archivos de microformas satisface la obligación legal de conservar documentos y archivos por cierto plazo o término.

La fecha en que el documento fue micrograbado se reputa como fecha cierta.
La copia fiel del documento micrograbado tiene el mismo valor legal que el documento original, tanto en juicio como fuera de él, sin modificar la calidad de instrumento público o privado que éste tuviera, ni su mérito intrínseco.
Las copias de los documentos privados de archivos de microformas son idóneas para el reconocimiento judicial de su contenido y firma.

Los mandatos judiciales de exhibición de documentos pueden cumplirse con la presentación de la copia fiel de su microforma.
Las tachas de las copias autenticadas de documentos micrograbados se ventilan con arreglo a las normas comunes.
Los microarchivos6 y los documentos digitales contenidos en ellos son válidos para cualquier revisión de orden contable o tributario, así como para los exámenes y auditorías, sean públicas o privadas.
La potestad de eliminar los documentos de los archivos particulares, una vez incorporadas sus microformas a los correspondientes microarchivos.
La represión de la falsificación y adulteración de las microformas, microduplicados y microcopias como delito contra la fe pública, conforme a las normas pertinentes del Código Penal.
El Decreto Legislativo N° 681, que fue reglamentado por el Decreto Supremo N° 009-92-JUS, comprendió inicialmente a las empresas de derecho privado supervisadas y autorizadas por la Superintendencia de Banca y Seguros o por la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (CONASEV); posteriormente, con la promulgación del Decreto Legislativo N° 827 "Amplían los alcances del Decreto Legislativo 681 a las entidades públicas a fin de modernizar el sistema de archivos oficiales", se extendieron los alcances de estas normas a las entidades públicas comprendidas en el Gobierno Central, Consejos Transitorios de Administración Regional de los Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales, Organismos Públicos Descentralizados Autónomos, Instituciones Públicas Descentralizadas y Sociedades de Beneficiencia Pública.
A la fecha, el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (INDECOPI) ha aprobado las Normas Técnicas Peruanas en micrografía, a través de las Resoluciones de la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales Nros. 055-97/INDECOPI-CRT y 0032-1998/INDECOPI-CRT, aparecidos publicados en el Diario Oficial "El Peruano" el 07 de diciembre de 1997 y 05 de agosto de 1998, respectivamente.

No obstante que el Perú ha hecho grandes avances en materia legislativa, todavía se encuentran pendientes algunas disposiciones complementarias y la continuidad en la designación de los funcionarios depositarios de la fe pública, que permitan iniciar la operación de este cambio del documento escrito al documento digital. Pero ello, no ha constituido motivo suficiente como para que instituciones del sector público realicen esfuerzos tendentes al uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo e información. A manera de ejemplo, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil creó, mediante Resolución Jefatural N° 030-96, publicada oficialmente el 1 de mayo de 1996, el Archivo del Registro Único de Identificación y Estado Civil de las Personas Naturales, el que contiene, en medios de tipo magnético, todos los datos relativos a la identidad y estado civil de los ciudadanos, complementados con todos los demás datos obtenidos producto de la emisión del Documento Nacional de Identidad (DNI) y previstos en la Resolución Jefatural N° 025-98-IDENTIDAD, publicado oficialmente en el "El Peruano" el 24 de marzo de 1998; a saber: Datos personales, imágenes, datos del formulario, datos de la actualización del archivo, etc.

Recientemente la Oficina Registral de Lima y Callao, organismo desconcentrado de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP), viene ofreciendo su servicio de información en línea, vía Internet, a través del cual se puede visualizar las fichas y partidas electrónicas del Registro de la Propiedad Inmueble, Registro de Personas Jurídicas y Registro de Personas Naturales, pertenecientes a las provincias de Lima, Callao, Cañete, Barranca, Huacho y Huaral.

Asimismo, por Resolución Administrativa del Titular del Pliego del Ministerio Público N° 112-99-SE-TP-CEMP, publicada en el diario oficial con fecha 25 de junio de 1999, la Comisión Ejecutiva del Ministerio Público aprobó la conformación de un Comité de Trabajo encargado de la elaboración de la "Propuesta para el tratamiento de imágenes y documentos de los archivos principales del Ministerio Público utilizando tecnologías de microfilmación, digitalización y otras", como paso previo a la ejecución del Proyecto 4.2.5 Aplicación de tecnologías de microfilmación, digitación, digitalización y otras para el tratamiento de imágenes y documentos de los archivos de la Comisión Ejecutiva, Secretaría Ejecutiva y Archivo Central del Plan de Consolidación del Proceso de Reorganización y Modernización del Ministerio Público, con el propósito de mejorar los niveles de acceso a la Justicia.

Lima, 08 de febrero de 2000

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1 “MICRODUPLICADO: Reproducción exacta del elemento original que contiene microformas, efectuada sobre un soporte material idóneo similar, en el mismo o similar formato, configuración y capacidad de almacenamiento; y con efectos equivalentes.” (Ley N° 26612, Art. 1°).
2 “MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.

Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley.” (Ley N° 26612, Art. 1°).

3 Antes de la promulgación del Decreto Ley N° 25868 el 24 de noviembre de 1992, era el Instituto de Investigación Tecnológica y de Normas Técnicas (ITINTEC); la Segunda Disposición Final de la citada ley dispuso que en todas las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo N° 681 y demás normas complementarias en que se haga mención al ITINTEC debería entenderse como INDECOPI.

4 DAVARA, Miguel Angel: “Derecho Informático”. Ed.Aranzandi. Pamplona. España.1993

5 “MICROGRABACIÓN: Proceso técnico por el cual se obtienen las microformas, a partir de los documentos originales en papel o material similar; o bien directamente de los medios o soportes electromagnéticos, digitales u otros en que se almacena información producida por computador u ordenador.” (Ley N° 26612, Art. 1°).

6 “MICROARCHIVO: Conjunto ordenado, codificado y sistematizado de los elementos materiales de soporte o almacenamiento portadores de microformas grabados, provisto de sistemas de índice y medios de recuperación que permiten encontrar, examinar visualmente y reproducir en copias exactas los documentos almacenados como microformas.” (Ley N° 26612, Art. 1°).